پرزنتیشن ( Presentation ) یا ارائه مطلب چیست؟
مهارت پرزنتیشن (Presentation) یا ارائه مطلب یکی از ضروری‌ترین مهارت‌های مورد نیاز عصر حاضر به شمار می‌رود که مجهز بودن به آن، یکی از عوامل کلیدی موفقیت و پیشرفت در دنیای سراسر رقابت امروز می‌باشد.
فرقی نمی‌کند مهندس باشید یا مخترع، مدیر اجرائی یک شرکت چندملیتی یا رئیس یک کسب‌وکار نوپا؛ صرف‌نظر از هر حرفه یا شغلی که دارید، باید قادر باشید محصول، ایده و یا توانمندی‌های خود را به دیگران معرفی کنید. آشنایی با اصول این مهارت به شما این امکان را می‌دهد که پیام خود را مؤثرتر به مخاطبان انتقال دهید.
تعریف پرزنتیشن (Presentation) یا ارائه مطلب
ارائه مطلب یا پرزنتیشن (Presentation) به فرایند انتقال اطلاعات و مفهوم از سوی شخص ارائه‌کننده به مخاطبین، به منظور معرفی یا نشان دادن ایده یا محصول، ترغیب و اطلاع‌رسانی، انتقال دانش و افکار و یا نمایش توانمندی‌ها و مهارت‌ها اطلاق می‌شود و یکی از روش‌های برقراری ارتباط مؤثر است که بسته به موقعیت‌های مختلف کاربردهای متفاوتی دارد.
ارائه مطلب یا پرزنتیشن به کمک ابزارهای چندرسانه‌ای مانند صفحه نمایش و با استفاده از امکانات صوتی و تصویری، انواع ویدیو، موسیقی، تصویر و … انجام می‌گیرد. در حقیقت با ارائه مطلب ما افکار و ایده‌هایمان را با دیگران به اشتراک می‌گذاریم و از تمامی ابزارهای ارتباط کلامی و غیرکلامی استفاده می‌کنیم تا پیام اصلی خود را به‌طور مؤثرتری به مخاطبان انتقال دهیم.
هدف از پرزنتیشن یا ارائه مطلب چیست؟
اگر کمی دقیق‌تر به زندگی و روابط شخصی و حرفه‌ای خود نگاه کنیم، شاید نمونه‌های زیادی از انواع ارائه را بتوانیم بیابیم. به عنوان مثال اکثر ما به‌صورت رسمی و غیررسمی با این سؤال دیگران برخورد کرده‌ایم که پرسیده‌اند «خب کارت چیه؟ چیکار می‌کنی؟» و یا در جلسه مصاحبه‌ای رزومه خود را بیان کرده‌ایم.
برای کسب جایگاه یا فرصت شغلی، توانمندی‌ها یا دانش خود را به معرض نمایش گذاشته‌ایم. با دادن اطلاعاتی در خصوص خدمت یا محصول جدید برای مشتریان خود، آنها را ترغیب به استفاده از آنها کرده‌ایم.
برای حمایت از محصول جدید خود در بین جمعی از سرمایه‌گذاران سخنرانی داشته‌ایم و شاید هم تمام تلاش خود را کرده‌ایم که هیئت‌مدیره شرکت خود را برای افزایش بودجه بخشی از سازمانمان مجاب کنیم.
قصد داریم ایده خود را با دیگران به اشتراک گذاشته و یا از محصول جدید شرکت‌مان رونمایی کنیم و شاید هم قصد دفاع از پایان‌نامه یا تحقیقات خود را داریم.
هدف از ارائه هر چه که باشد، برای دستیابی به آن نیاز به برنامه‌ریزی و طراحی و اجرای گام‌به‌گام فرایند ارائه است. یک ارائه قوی در حقیقت به شما یک فرصت تأثیرگذاری بر مخاطب را می‌دهد و وجه تمایز شما از رقبایتان خواهد بود.
چرا پرزنتیشن یا ارائه مطلب اهمیت دارد؟
جهان و فناوری در سال‌های گذشته تغییرات زیادی کرده‌اند و سلیقه و انتظارات مخاطبان نیز متناسب با این تغییرات دگرگون شده است. با این حال، هنوز بسیاری از افراد پرزنتیشن را صرفاً خواندن متن از روی اسلایدهای پاورپوینت می‌دانند.
مخاطبان امروزی هر روز با حجم زیادی از اطلاعات، تبلیغات و پیام‌های مختلف روبه‌رو هستند؛ بنابراین در دنیای پررقابت امروز، صرفاً دیده شدن کافی نیست. لازم است بتوانیم خود، محصول، خدمات یا ایده‌مان را به شکلی مختصر، واضح و تأثیرگذار معرفی کنیم تا در ذهن مخاطب ماندگار شویم.
یک ارائه مؤثر می‌تواند اعتبار و جایگاه حرفه‌ای ما را افزایش دهد و حتی بر آینده شغلی و حرفه‌ای ما تأثیر بگذارد. به همین دلیل، برای داشتن یک پرزنتیشن حرفه‌ای باید از قبل برنامه‌ریزی کنیم، محتوای خود را به‌درستی سازماندهی کنیم و برای انتقال مؤثر پیام به مخاطب آماده باشیم.
آیا سخنرانی و پرزنتیشن با هم تفاوت دارند؟
سخنرانی و ارائه مطلب از بسیاری جهات به یکدیگر شباهت دارند. در هر دو، ارائه‌دهنده باید هدف مشخصی داشته باشد، مخاطبان خود را بشناسد، محتوای مناسبی آماده کند و بتواند پیام خود را به شکل مؤثر منتقل نماید. با این حال، این دو مفهوم کاملاً یکسان نیستند.
در یک سخنرانی معمولاً تمرکز اصلی بر سخنران، قدرت بیان، داستان‌گویی و پیام کلامی است؛ در حالی که در یک پرزنتیشن، علاوه بر سخنرانی و ارتباط کلامی، از اسلاید، تصویر، نمودار، ویدئو و سایر ابزارهای بصری و چندرسانه‌ای نیز برای انتقال پیام استفاده می‌شود.
البته این تفاوت‌ها مطلق نیستند. یک سخنرانی می‌تواند از اسلاید و ابزارهای بصری استفاده کند و یک پرزنتیشن نیز می‌تواند کاملاً رسمی و سخنرانی‌محور باشد. بنابراین بهتر است این تفاوت‌ها را به عنوان تفاوت‌های معمول و کاربردی در نظر بگیریم.
جدول تفاوت های سخنرانی و پرزنتیشن
بنابراین می‌توان گفت سخنرانی بیشتر بر «فرد و قدرت بیان او» و پرزنتیشن بیشتر بر «محتوا، ساختار و شیوه‌های مختلف انتقال پیام» تکیه دارد. با این حال، مرز میان این دو همیشه مشخص و قطعی نیست و مهارت‌های سخنرانی بخش مهمی از مهارت‌های مورد نیاز برای یک پرزنتیشن حرفه‌ای محسوب می‌شوند.
چگونه یک پرزنتیشن یا ارائه مطلب را آماده کنیم؟
یک پرزنتیشن موفق فقط به داشتن اطلاعات زیاد یا استفاده از اسلایدهای زیبا وابسته نیست. ارائه‌دهنده باید بداند چه چیزی را، برای چه کسی و با چه هدفی ارائه می‌کند.
بنابراین قبل از طراحی اسلایدها و انتخاب تصاویر و نمودارها، لازم است محتوای ارائه به‌درستی سازماندهی شود.
ارائه مطلب از این نظر شباهت زیادی به یک اثر هنری دارد. همان‌طور که یک شاعر یا مجسمه‌ساز از میان انبوهی از کلمات یا مواد اولیه، موارد ضروری را انتخاب می‌کند و قسمت‌های اضافی را کنار می‌گذارد، ارائه‌دهنده نیز باید از میان حجم زیادی از اطلاعات، فقط مطالبی را انتخاب کند که به هدف ارائه و نیاز مخاطب مربوط هستند.
هدف این نیست که تمام اطلاعاتی را که در اختیار داریم به مخاطب منتقل کنیم؛ هدف این است که مهم‌ترین اطلاعات را به شکلی روشن، منظم و قابل فهم در اختیار او قرار دهیم.
برای آماده‌سازی یک پرزنتیشن حرفه‌ای می‌توان سه مرحله اصلی را در نظر گرفت:
۱. هدف اصلی پرزنتیشن را مشخص کنید
هدف شما مقصد شماست و باید واضح و روشن بوده و دقیق تعریف شده باشد تا بتواند فعالیت‌های دیگر شما را جهت دهد.
در واقع با تصمیم در مورد انتخاب هدف درست، شما تصمیم می‌گیرید که مراحل دیگر آماده‌سازی برای یک پرزنتیشن را چگونه سازماندهی کنید.
پیش از تهیه محتوا از خود بپرسید:
«بعد از پایان این ارائه، دقیقاً می‌خواهم مخاطب چه چیزی بداند، احساس کند یا انجام دهد؟»
هدف می‌تواند اطلاع‌رسانی، آموزش، معرفی یک محصول، ارائه یک پیشنهاد، متقاعد کردن مخاطب، دفاع از یک ایده یا انتقال یک دانش و تجربه باشد.
توجه داشته باشید، هدف این نیست که فقط پیامی را بفرستید، بلکه باید این فرایند انتقال پیام به‌درستی و کامل انجام گردد و پیام به درستی حس و درک شود تا بتوانیم بگوییم که ارائه موفقیت‌آمیز بوده است.
لازم است برای انتخاب هدف به اندازه کافی وقت بگذاریم و با آگاهی و دانش کافی به ابعاد موضوع، آن را انتخاب کنیم و همان‌طور که فردوسی می‌گوید:
سخن باید به دانش دَرج کردن — چو زر سنجیدن آن گه خرج کردن
نخست اندیشه کن، آن گاه گفتار — که نامحکم بُوَد بی‌بیخ، دیوار
۲. مخاطبان خود را بشناسید و تجزیه و تحلیل کنید
شناخت مخاطب یکی از مهم‌ترین مراحل آماده‌سازی یک پرزنتیشن است. این امر شما را از نیازها، انتظارات و ترجیحات شنوندگانتان آگاه کرده و بر اساس آن می‌توانید سازماندهی مناسبی برای ارائه خود انجام دهید.
بعد از شناخت هدف، مهم‌ترین مرحله شناخت مخاطبان است. هرچقدر شناخت ما از مخاطبان و شنونده‌ها بیشتر باشد، مسلماً اجرای بهتری خواهیم داشت.
اگر اطلاعات درستی از مخاطبان خود نداشته باشید و ندانید که آنان چه کسانی هستند، در چه سطح علمی و فرهنگی قرار دارند و یا اینکه اصلاً سن و سالشان چقدر است، مسلماً روز اجرای خود غافلگیر خواهید شد؛ البته از نوع وحشتناک!
برای شناخت بهتر مخاطب می‌توانید به پرسش‌هایی مانند این موارد توجه کنید:
- مخاطبان من چه کسانی هستند؟
- چه میزان اطلاعاتی درباره موضوع دارند؟
- مهم‌ترین نیاز یا دغدغه آنها چیست؟
- از این ارائه چه انتظاری دارند؟
- چه نوع مثال‌ها و اطلاعاتی برای آنها قابل فهم‌تر و کاربردی‌تر است؟
- چه میزان زمان و توجه در اختیار من قرار می‌دهند؟
البته ما در مقاله بهترین راه‌های شناخت مخاطب به‌طور کامل به این موضوع و اینکه از چه راه‌هایی می‌توان این اطلاعات ارزشمند را به دست آورد، پرداخته‌ایم و با توجه به اهمیت موضوع پیشنهاد می‌کنم مقاله مربوطه را مطالعه بفرمایید.
اصلاً مگر می‌شود بدون اینکه بدانیم برای چه کسانی قرار است سخنرانی کنیم، ارائه مؤثری را داشته باشیم؟ سعدی شیرازی که به وی لقب استاد سخن را داده‌اند چقدر زیبا به این نکته اشاره کرده است:
سَماع ای برادر نگویم که چیست — مگر مستمع را بدانم که کیست
۳. محتوا را متناسب با هدف و مخاطب تهیه کنید
پس از مشخص شدن هدف و شناخت مخاطب، نوبت به انتخاب و سازماندهی محتوا می‌رسد.
گفتگوی خود را فقط با محتوایی تبیین کنید که شما را به هدفتان برساند و از زیاده‌گویی و گفتن مطلب و اطلاعات غیرضروری پرهیز کنید.
ارائه اطلاعات و مطالب غیرضروری و زیاده از حد، توانایی شما برای اطلاع‌رسانی، انگیزش و متقاعد کردن مخاطب را به مقدار محسوسی کاهش می‌دهد.
محتوای بیش از حد و بدون ساختار باعث سردرگمی شنونده شده و تأثیر کلام را کاهش می‌دهد. بنابراین لازم است که در انتخاب مطالب و محتوا دقت کنیم و از کلمات و عباراتی استفاده کنیم که به بهترین شیوه ممکن گویای پیام ما باشند.
فردوسی عزیز در این باره می‌فرمایند:
درخشنده روشن روان کسی — که کوتاه بگوید به معنی بسی
سخن گوید آن سان که دلخواه تر — زلفظ آن گزیند که کوتاه تر
بنابراین شفاف و مختصر و مفید بودن، رازهای یک ارائه مطلب و سخنرانی عمومی موفق هستند.
چیزی که ممکن است از شنیدن آن شگفت‌زده شوید این است که در یک ارائه مطلب پنج دقیقه‌ای هم اگر زیاده از حد صحبت کرده و آنچه را که مخاطب مشتاق به شنیدن آن است، شفاف، مختصر و مفید به او انتقال ندهید، توجه مخاطب را از دست خواهید داد.
یکی از اشتباهات رایج این است که ارائه‌دهنده تصور می‌کند هرچه اطلاعات بیشتری در اسلایدها قرار دهد، ارائه کامل‌تر و حرفه‌ای‌تر خواهد بود؛ در حالی که حجم زیاد اطلاعات می‌تواند باعث کاهش تمرکز مخاطب شود.
مراقب اسلایدهای شلوغ باشید
از نمایش صفحات PowerPoint که پر شده است از نوشته‌ها، فرمول‌ها و نمودارهای مختلف به‌شدت پرهیز کنید. تقریباً غیرممکن است مخاطب بتواند در مدت زمان نمایش چنین اسلایدهایی محتوای آنها را به‌طور کامل درک کند.
اسلاید قرار نیست جایگزین سخنران شود. وظیفه اسلاید این است که پیام اصلی ارائه را تقویت و برای مخاطب قابل فهم‌تر و ماندگارتر کند.
بنابراین بهتر است هر اسلاید یک پیام یا ایده اصلی داشته باشد و به جای قرار دادن پاراگراف‌های طولانی، از تیترهای کوتاه، کلمات کلیدی، تصاویر مناسب، نمودارهای ساده و مثال‌های قابل فهم استفاده شود.
موفقیت خود در یک ارائه مطلب یا سخنرانی را با نمایش اسلایدهایی با جملات طولانی و رنگارنگ قربانی نکنید. اینکه چگونه اسلایدهای حرفه‌ای در PowerPoint بسازید رازی است که در مطالب آینده سایت در مورد آن بیشتر صحبت خواهد شد.
چگونه محتوای یک پرزنتیشن را سازماندهی کنیم؟
محتوای یک ارائه حرفه‌ای باید مانند یک مسیر مشخص، مخاطب را از نقطه شروع به نتیجه مورد نظر برساند. اگر اطلاعات بدون ارتباط منطقی و بدون اولویت‌بندی ارائه شوند، حتی محتوای ارزشمند نیز ممکن است برای مخاطب گیج‌کننده باشد.
بنابراین بهتر است محتوای ارائه را به شکلی سازماندهی کنیم که مخاطب بداند:
موضوع چیست؟ → چرا اهمیت دارد؟ → چه اطلاعاتی باید بداند؟ → نتیجه چیست؟ → چه اقدامی باید انجام دهد؟
این ساختار بسته به نوع ارائه می‌تواند تغییر کند، اما اصل مهم این است که هر بخش از ارائه باید در خدمت هدف اصلی آن باشد.
در واقع یک ارائه‌دهنده حرفه‌ای فقط نمی‌پرسد:
«چه چیزهایی درباره این موضوع می‌دانم؟»
بلکه از خود می‌پرسد:
«کدام یک از این اطلاعات برای این مخاطب و برای رسیدن به هدف من ضروری است؟»
این تغییر نگاه می‌تواند حجم زیادی از اطلاعات اضافی را حذف کرده و ارائه را شفاف‌تر و اثرگذارتر کند.
اهمیت داستان‌گویی در پرزنتیشن
سخنران و ارائه‌دهنده برای انتقال مؤثر پیام تنها به اطلاعات و داده‌ها نیاز ندارد؛ بلکه نحوه روایت و ارائه این اطلاعات نیز اهمیت زیادی دارد.
گاهی یک داستان کوتاه، یک مثال واقعی یا یک تجربه شخصی می‌تواند مفهومی را که توضیح آن با چندین اسلاید دشوار است، برای مخاطب قابل فهم‌تر کند.
به همین دلیل می‌توان گفت یک ارائه خوب فقط مجموعه‌ای از اطلاعات نیست؛ بلکه روایتی هدفمند است که مخاطب را از ابتدا تا انتهای ارائه همراه می‌کند.
در اینجا شباهت میان ارائه‌دهنده و هنرمند بیشتر آشکار می‌شود. همان‌طور که شاعر کلمات را انتخاب و مرتب می‌کند تا مفهوم و احساس مورد نظر خود را منتقل کند، ارائه‌دهنده نیز باید اطلاعات، مثال‌ها، تصاویر و کلمات خود را با دقت انتخاب و سازماندهی کند.
برای اینکه در سخنرانی و ارائه هم مانند یک سخنور تأثیرگذار، پیام شما ماندگار شود، می‌باید عناصر و المان‌های ضروری را که بر روی صحنه به شما کمک می‌کند تا موفقیت خود را تضمین نمایید، شناخته و نحوه استفاده از آنها را فرا بگیرید.
زمان ارائه چقدر اهمیت دارد؟
یکی از اصول مهم در یک پرزنتیشن حرفه‌ای، احترام به زمان مخاطب است.
اینکه ۵ دقیقه وقت داریم یا پنجاه دقیقه مهم نیست؛ مهم این است که سازماندهی مطالب به شکلی باشد که در مدت زمان اعلام شده مفهوم، هدف و ایده خود را خلاقانه به مخاطب انتقال دهیم.
ارائه‌کننده باید قبل از شروع ارائه مشخص کند که برای هر بخش چه میزان زمان در اختیار دارد و از اختصاص دادن زمان بیش از حد به بخش‌های کم‌اهمیت خودداری کند.
اگر در یک ارائه کوتاه، بخش زیادی از زمان صرف مقدمه یا جزئیات غیرضروری شود، ممکن است زمان کافی برای انتقال پیام اصلی یا نتیجه‌گیری باقی نماند.
بنابراین مدیریت زمان فقط به معنی «کوتاه صحبت کردن» نیست؛ بلکه به معنی اختصاص دادن زمان مناسب به هر بخش از ارائه بر اساس اهمیت آن است.
ما نیز هنگامی که بیاموزیم چگونه محتوی خود را هرس کرده و اضافات آن را دور بریزیم می‌توانیم مانند یک مجسمه‌ساز چیره‌دست و یا یک شاعر شیرین‌سخن به خود لقب هنرمند را بدهیم.
چقدر زیبا و بجا حضرت علی علیه‌السلام می‌فرمایند:
زیباترین سخن آن است که با نظم و ترتیبی زیبا آراسته شده و برای خاص و عام قابل فهم باشد.
یعنی سخن هم دارای ساختار بوده و هم اینکه با توجه به مخاطب و سطح و درک آنان بیان شود. و نظامی شاعر گرانقدر هم در تصدیق این کلام امیرالمؤمنین می‌گوید:
بیارای سخنگوی چابک سرای — بساط سخن را یکایک به جای
جمع‌بندی
پرزنتیشن یا ارائه مطلب فقط نمایش چند اسلاید و صحبت کردن در مقابل مخاطبان نیست. یک ارائه حرفه‌ای فرآیندی است که از تعیین هدف و شناخت مخاطب آغاز می‌شود و با انتخاب و سازماندهی محتوا، طراحی شیوه انتقال پیام و مدیریت زمان ادامه پیدا می‌کند.
ارائه‌دهنده موفق کسی نیست که بیشترین اطلاعات را در اختیار مخاطب قرار دهد؛ بلکه کسی است که بتواند مهم‌ترین پیام خود را در زمان مناسب، برای مخاطب مناسب و به ساده‌ترین و مؤثرترین شکل ممکن منتقل کند.
بنابراین اگر می‌خواهید پرزنتیشن شما در ذهن مخاطب باقی بماند، پیش از آنکه به طراحی اسلایدها فکر کنید، ابتدا درباره هدف، مخاطب و پیام اصلی خود تصمیم بگیرید. سپس محتوای اضافی را حذف کرده و اطلاعات باقی‌مانده را به شکلی منظم و قابل فهم سازماندهی کنید.
در نهایت به یاد داشته باشید که یک پرزنتیشن خوب ترکیبی از محتوای مناسب، ساختار منظم، بیان مؤثر، شناخت مخاطب و استفاده هوشمندانه از ابزارهای بصری است.
در پایان سوالی که از خود باید بپرسیم اینست که «چگونه می‌توانیم در بازه زمانی که برای پرزنتیشن یا سخنرانی در اختیار داریم، ایده، محصول و هدف خود را به‌طور مؤثر نمایش داده و در مورد آن بحث کنیم؟»
در مقالات بعدی به‌صورت شفاف و مفصل با فرایند آماده‌سازی یک ارائه مؤثر، طراحی اسلایدهای حرفه‌ای و سایر مهارت‌های مورد نیاز برای یک پرزنتیشن موفق آشنا خواهیم شد.
در صورت تمایل از کانال آپارات ما دیدن فرمایید.
