7 تکنیک پیشگیری از چالشها در جلسه کاری
شرکت و صحبت کردن در جلسه کاری، بخش زیادی از زمان کارمندان، مدیران و صاحبان کسب و کار را به خود اختصاص می دهد. اما به دلایل مختلف ممکن است در طول جلسه مشکلات و چالشهایی ایجاد شود که باعث تشنج و هرج و مرج شده و عملا نتیجه ای از آن نشست به دست نیاید. به همین دلیل، این سؤال مطرح میشود که چگونه میتوان در یک جلسه کاری مانع به وجود آمدن چالش ها شد و یا آنها را به نحو مقتضی مدیریت کرد؟
در ادامه برای جلوگیری از بروز چالشها در جلسه کاری و صحبت کردن به شکل مؤثر و سازنده، هفت تکنیک مفید توضیح داده شده است. این تکنیکها به شما کمک میکنند تا ارتباط بهتری برقرار کرده و جلسه را با هماهنگی بیشتر ادامه دهید.
سوالات چالشی در جلسات از مهمترین دغدغه های هر شرکت کننده است. مثلا: اگر رئیس جلسه با یک سوال من را به چالش بکشه چیکار کنم؟ یا اگر سوالی پرسیده بشه که پاسخ اون رو ندونم و … .محصول مدیریت چالشها در جلسات کاری بهترین راهکارها رو به شما ارائه میده.
۱- تکنیک صحبت کردن چرخشی
این تکنیک زمانی مفید است که گروهی از افراد بخواهند در یک جلسه کاری در مورد یک موضوع خاص صحبت کنند برای مدیریت بهتر زمان و اینکه هر فرد زمان مساوی برای اظهار نظر در اختیار داشته باشد می توان از این روش استفاده کرد. در این تکنیک، هر فرد در نوبت خود به اندازه زمان مشخصی اجازه صحبت دارد و باید به صحبتهای دیگران گوش دهد. این کار باعث میشود همه افراد فرصت برابر برای بیان نظرات خود داشته باشند و از قطع کردن سخنان دیگران جلوگیری شود.
مثال: فرض کنید در جلسه تیم بازاریابی یک شرکت تولیدی، همه اعضا در حال صحبت درباره کمپین تبلیغاتی جدید هستند. یکی از اعضا که از قبل ایدهای در ذهن دارد، مرتباً صحبت دیگران را قطع کرده و نظر خود را مطرح میکند که این موضوع ممکن است باغث اعتراض سایرین شود. مدیر جلسه با استفاده از تکنیک صحبت کردن چرخشی اعلام میکند که هر فرد باید به مدت ۲ دقیقه فرصت صحبت داشته باشد و سپس نوبت به نفر بعدی میرسد.
این کار باعث میشود که همه فرصت بیان نظرات خود را داشته باشند و جلسه کاری به شکل عادلانه پیش برود.
۲- تکنیک گوش دادن فعال
گوش دادن فعال (Active Listening) یکی از مهمترین مهارتهای ارتباطی است که میتواند کیفیت جلسه کاری را بهبود ببخشد. این مهارت به معنای شنیدن صرف نیست، بلکه شامل توجه کامل به گوینده، درک دقیق صحبتهای او، و ارائه بازخورد مناسب است. گوش دادن فعال باعث کاهش سوءتفاهمها، افزایش اعتماد بین گوینده و مخاطبان، و جلوگیری از تنشهای غیرضروری در جلسات میشود.
مطالعه مقاله گوش دادن همدلانه را به شما پیشنهاد می کنیم.
مثال: در یک جلسه کاری در یک سازمان دولتی، یک کارشناس در حال ارائه گزارش است. مدیر جلسه وسط صحبت او میپرد و میگوید: “این راهکار شما جواب نمیدهد!”
این کار باعث میشود که کارشناس احساس کند که حرفش مهم نیست. در مقابل، اگر مدیر اجازه دهد که کارشناس صحبتش را کامل کند و بعد نظر خود را بیان کند، مثلا بگوید “ممنون بابت راهکاری که ارائه کردید اما راه حل شما مستلزم صرف هزینه زیاد برای شرکت است“ بحث به شکل بهتری پیش خواهد رفت.
۳- تکنیک جمع بندی بین بحثها
یکی از دلایل بروز تنش در جلسه کاری، پراکنده شدن صحبتها وبحثها طولانی و غیر ضروری است. در طول جلسه، ممکن است افراد وارد بحثهای طولانی شوند. برای جلوگیری از اتلاف وقت و به دست آوردن نتیجه، میتوانید از تکنیک جمعبندی استفاده کنید. در این روش، پس از هر بخش از بحث، بهطور خلاصه نکات کلیدی مطرحشده را جمعبندی کرده و بحثهای غیرمرتبط را کنار بگذارید. این کار کمک میکند تا جلسه در مسیر اصلی باقی بماند و از انحرافات و به تبع آن چالش و تنش جلوگیری شود.
همچنین بخوانید: تکنیکهای موثر برای پاسخگویی به سوالات در جلسات کاری
مثال: در جلسه هیئتمدیره یک شرکت بیمه، اعضا درباره روشهای جدید بازاریابی دیجیتال صحبت میکنند و پیشنهادات مختلفی ارائه شده است. چندین نفر ایدههای مختلفی مطرح میکنند و بحث پراکنده میشود. مدیر جلسه با جمع بندی تا اینجای صحبتها و برای جلوگیری از اتلاف وقت میگوید:
“تا اینجا دو پیشنهاد اصلی داریم: یکی تمرکز بر تبلیغات درگوگل و دیگری استفاده از تبلیغات پیامکی هدفمند. بیایید این دو گزینه را مقایسه کنیم و تصمیم بگیریم.”
و یا برای جمعبندی، تا اینجای بحث باید موارد زیر انجام شود: “۱. راهاندازی سامانه نوبتدهی آنلاین، ۲. افزایش تعداد اپراتورهای پاسخگویی، ۳. ارائه گزارش ماهانه از میزان رضایت شهروندان.”
این روش باعث میشود که بحثها ساختارمند شوند و جلسه نتیجهگیری مشخصی داشته باشد.
۴- تکنیک مقابله با مجادله و تعارضات در جلسه کاری با روش حل مسئله
وقتی که نظرات مختلف و گاهی مخالف در جلسه مطرح میشود، ممکن است طرفین وارد مجادله شده و بین آنها تعارض به وجود بیاید. برای مقابله با این نوع چالشها، می توان از رویکرد حل مسئله استفاده کنید. بهجای تمرکز بر روی نقاط اختلاف، سعی کنید همه طرفها را تشویق کنید تا بهطور مشترک به راهحلهای عملی برای مشکلات موجود برسند. این رویکرد به جای تقابل و درگیری، به یافتن راهحلهای سازنده و همکاری منجر میشود.
مثال: در یک جلسه کاری بین تیم فروش و تیم پشتیبانی یک شرکت ارائهدهنده خدمات اینترنتی، تیم فروش شکایت میکند که بخش پشتیبانی بهدرستی پاسخگوی مشتریان نیست، و تیم پشتیبانی نیز میگوید که اطلاعات کافی از تیم فروش دریافت نمیکند.
مدیر شرکت بجای سرزنش یک تیم، بهتر است بر روی حل مسئله تمرکز کند، مثلا بگوید : “بیایید ببینیم چگونه میتوانیم فرآیندی را ایجاد کنیم که اطلاعات مشتریان بهموقع از تیم فروش به تیم پشتیبانی منتقل شود. شاید استفاده از یک نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بتواند این مشکل را حل کند.”
این روش باعث میشود که بجای متهم کردن یکدیگر، تمرکز جلسه کاری بر یافتن راهحل مشترک باشد.
۵- مشخص کردن هدف جلسه به صورت شفاف
یکی از راههای موثر برای جلوگیری از بروز چالشهای غیرضروری در جلسه، تنظیم هدف مشخص و شفاف است. قبل از شروع جلسه، باید مشخص کنید که هدف جلسه چیست و چه نتایجی باید بهدست آید و آن را در شروع جلسه به صورت شفاف و روشن به حاضرین اعلام کنید. این هدفگذاری کمک میکند تا همه اعضای تیم متمرکز بمانند و از انحرافات جلوگیری شود. همچنین، از ایجاد بحثهای بیپایان یا پرداختن به موضوعات غیرضروری جلوگیری میشود.
مثال: در یک شرکت خودروسازی ایرانی، تیم طراحی و تیم تولید درباره تغییرات در مدل جدید خودرو جلسه برگزار میکنند. اگر جلسه بدون هدف مشخص شروع شود، ممکن است هر کس از زاویه دید خود صحبت کند و بحث پراکنده شود.
برای جلوگیری از این مشکل، مدیر جلسه از قبل مشخص میکند و آنرا به همه اعلام می کند. هدف جلسه این است که: “تصمیم بگیریم که آیا مدل جدید خودرو باید دارای صفحه نمایش لمسی بزرگتر و داشبود از جنس چرم باشد یا خیر؟”
این کار باعث میشود که همه افراد روی یک هدف مشخص متمرکز شوند و از بحثهای بینتیجه جلوگیری شود.
۶- تکنیک پرسشهای باز
اصولا صحبت کردن در جلسات به خودی خود استرس زا و پر تنش است. در برخی مواقع، افراد ممکن است نتوانند به طور کامل نظر خود را بیان کنند یا ممکن است در بیان افکار خود دچار تردید شوند. برای ایجاد فضای راحتتر برای صحبت کردن، میتوان از پرسشهای باز استفاده کرد. این پرسشها معمولاً با کلماتی مانند “چگونه”، “چه طور” یا “چه چیزی” شروع میشوند و به افراد این امکان را میدهند که نظرات و افکار خود را بهطور دقیقتری بیان کنند. پرسشهای باز همچنین باعث میشود که افراد بیشتر وارد بحث شوند و جلسات مفیدتری شکل بگیرد.
مثال: جلسات شورای ترافیک در فرمانداری معمولا جلسات پرتنشی است. می توان با پرسیدن سوالات باز از حضار و کسانی که وظیفه مندی دارند به عقیده و فکر آنها احترام گذاشت و از استرس و تنش فضا کاست. مثلا چطور دوربرگردان کمربندی شهر را اجرا کنیم که کمترین هزینه و تبعات اجتماعی را داشته باشد؟
همچنین بخوانید: سخنرانی و صحبت در جلسات اداری
۷- حفظ نظم با بالا بردن دست
در صورتی که جلسه گروهی است و افراد زیادی در آن حضور دارند، ممکن است افراد همزمان صحبت کنند که این امر باعث همهمه و هرج و مرج در جلسه کاری خواهد شد. یکی از تکنیکهای بسیار ساده و مؤثر برای حفظ نظم در این شرایط این است که از شرکت کنندگان بخواهید پیش از صحبت کردن دست خود را بالا ببرند و به نوبت و با اجازه رئیس جلسه صحبت کنند. این کار باعث میشود که از قطع شدن صحبتهای دیگران جلوگیری شود و همه افراد امکان بیان نظرات خود را داشته باشند.
استفاده از این تکنیکها همراه با درک صحیح موقعیتهای کاری، به شما کمک میکند تا جلسات کاری را با موفقیت مدیریت کنید، بدون استرس و تنش صحبت کنید و در نهایت، تعاملات سازنده و مؤثری با همکاران و مدیران خود داشته باشید.
عالی بود عالی.
خواهش می کنم.