بررسی ۸ جزء اصلی يك ارتباط موثر

هرگونه ارتباط موثر که بین دو یا چند نفر برقرار می شود دارای بخشها و قسمتهای مختلفی است که دراین مطلب سعی داریم تا شما را با آنها بیشتر آشنا کنیم. 

بر اساس تئوری ریاضی ارتباطات، یک ارتباط دارای اجزائی است که اطمینان از کارکرد درست هریک از آنها باعث به وجود آمدن یک ارتباط موثر میان دو نفر می گردد.

برای آشنایی هرچه بیشتر شما با مكانیزم ارتباط بین دو نفر، اجزاء موثر یک ارتباط در ادامه شرح داده خواهد شد. با ما همراه باشيد.

منبع در ارتباط موثر (فرستنده):

شما بعنوان فرستنده یا منبع پیام باید بدانید كه چرا و چطور می خواهید با دیگران ارتباط برقرار كنید. ارتباط شما باید کاملا برنامه ریزی شده باشد. قصد و انگیزه شما از برقراری ارتباط باید كاملا روشن و شفاف باشد. همچنین باید اعتماد به نفس داشته و اطلاعات مفید و دقیقی را منتقل نمایید. وقت خود، شنونده و یا خواننده را با ارائه صحبتهای غیر ضروری به هدر ندهید. اگر بخواهیم خلاصه بگوییم پیام شما بعنوان منبع باید مختصر و مفید باشد.

پیام در ارتباط موثر:

پیام اطلاعات و هر چیزی است كه شما می خواهید به دیگران منتقل كنید. اگر به دستی تلفن می کنید، ممکن است بگویید “امشب تاخیر خواهم داشت” این پیام است. ولی ممکن است تمام پیام شما نباشد. احتمالا لحن خاصی در صدای شما تردید و بی میلی را نشان می دهد. 

رمزنگاری پیام:

رمزنگاری پیام به این معناست که شما اطلاعاتی را که می خواهید منتقل کنید به شکلی تبدیل کرده و ارائه دهید که طرف مقابل بتواند براحتی آنرا دریافت و بازخوانی کرده و منظور شما را بطور صحیح و شفاف درک نماید. پس از اینکه انتخاب کردید که چه چیزی را می خواهید بگویید حال وقت آن رسیده است که در خصوص نحوه و چگونگی انتقال این اطلاعات بطور دقیق تصمیم بگیرید. همانطور که پیشتر نیز گفته شد پیام ارسالی از سوی شما باید واضح، شفاف و دقیق باشد. شما باید به این امر که گیرنده، پیام شما را چگونه دریافت و تفسیر می کند فکر کنید.

به مسائل فرهنگی، تفاوتهای زبانی و موقعیت مکانی که در آن قرار دارید دقت کنید. بعنوان مثال شما در حال ایجاد یک ارتباط با شخص دیگری هستید. در حین انتقال پیام خود از یک ضرب المثل استفاده کرده و یا تعدادی از کلمات خود را به زبان دیگری بیان می نمایید. در حقیقت شما بخشی از پیام خود را بشکل یک ضرب المثل یا کلمات خارجی رمزنگاری کرده اید. حال اگر گیرنده پیام با شما دارای تفاوتهای فرهنگی و زبانی باشد احتمالا در رمزگشایی تمام یا قسمتی از پیام شما ناتوان خواهد بود و این امر ممکن است باعث شکست ارتباط گردد.

کانالهای ارتباطی در ارتباط موثر:

پیامها از طریق یکسری راههای ارتباطی (کانالهای ارتباطی) انتقال می یابند.  وقتی گوشی تلفن را برمی دارید و به یک دوست زنگ می زنید، تلفن مجرا یا کانال ارتباطی شماست. این راههای ارتباطی می تواند شفاهی باشند مانند مذاکره رودررو، صحبت از طریق تلفن و یا حتی کتبی باشند مانند نامه، ایمیل، گزارش و غیره

هریک از از این کانالهای ارتباطی قدرتها و ضعفهای خاص خود را دارند. بدیهی است که برای انتقال صحیح پیام و اطمینان از دریافت آن توسط گیرنده باید بسته به نوع پیام از کانال ارتباطی مناسب استفاده کنیم. بعنوان مثال برای ارائه یک لیست طولانی از درآمدها و موفقیت های تجاری شرکت استفاده از کانال ارتباطی نظیر نامه خیلی مناسب نمی باشد.

ایمیل برای ارسال اطلاعات پیچیده و اعلام گزارش و بیلان کاری مناسب نبوده و فقط سوالات بیشتری را برای گیرنده پیام ایجاد می کند. برای رسیدگی به مسائل پیچیده تر بهتر است وقتی را تنظیم کرده و رودررو با طرف مقابل صحبت نمایید. صجبت کردن رودرور و یا در مقابل جمع مستقیم ترین نوع برقراری ارتباط است زیرا در این حالت مخاطبان شما بدون دخالت هرگونه وسیله الکترونیکی شما را می بینند و صدای شما را می شنوند.

رمزگشایی پیام (دریافت و تفسیر):

در پاراگرافهای بالا در مورد رمزنگاری پیام توضیح داده شد. همانطور که رمزنگاری پیام یک مهارت است رمزگشایی از پیام های ارسالی توسط دیگران نیز یک مهارت است. اگر می خواهید یک ارتباط گیرنده حرفه ای و ماهر باشید باید در رمزگشایی پیام ها نیز تسلط کافی داشته باشید. به خاطر داشته باشید خطاهایی که در رمزنگاری پیامها ممکن است بوجود بیایند، در رمزگشایی از پیامها نیز احتمالا بوجود خواهد آمد. برای آنچه دیگران می گویند و یا برای شما نوشته اند وقت بگذارید.

هنگامی که شخصی در حال صحبت با شماست سعی کنید که شنونده فعالی بوده و به صحبتهاي طرف مقابل با دقت گوش كنيد. به صورت او نگاه کنید و حرکات بدن او را زیر نظر داشته باشید. صحبتهای او را قطع نکرده و در قسمتهای مناسب از صحبت از واکنشها بدنی مناسب مانند لبخند و یا حرکت ابرو و غیره استفاده نمایید. با رعایت موارد بالا و تبدیل شدن به یک شنونده فعال امکان برقراری ارتباط بهتر با دیگران را برای خود فراهم نمایید.

گیرنده در ارتباط موثر:

گیرنده شخصی است که پیام را دریافت کرده و از آن مفهومی را استنباط می کند. بدون شک هنگامی که شما پیامی را به یکی از شنوندگان منتقل می کنید منتظر دریافت واکنش و عکس العمل خاصی از او هستید. به خاطر داشته باشید که اگر پیام شما واضح و شفاف نباشد ممکن است در گیرندگان مختلف، عکس العمل های مختلفی بدنبال داشته باشد.

بازخورد:

بازخود همان واکنشها و اظهار نظرهای گیرندگان در مورد پیام شماست. این واکنشها می تواند کلامی و یا غیر کلامی باشد. بازخورد تنها راهی است که به شما امکان می دهد اطمینان پیدا کنید گیرندگان مفهوم پیام شما را درک کرده اند یا خیر. بازخورد به شما این امکان را می دهد که نحوه ارسال پیام برای دفعات بعدی را اصلاح کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص بازخورد و انواع آن، مطالعه فصل یازدهم کتاب “یک، دو، سه …آزمایش میشه !!!” را به شما پیشنهاد می کنیم.

محیط ارسال پیام:

همانطور که از عنوان آن پیداست محیطی که فرستنده و گیرنده در آن قرار داشته و پیام در آن انتقال می یابد زمینه یا محیط ارسال پیام نام دارد. محیط فضایی است که ارتباط در آن صورت می گیرد. محیط ارسال پیام گاهی اوقات خود کمک کننده و تسهیل کننده ایجاد یک ارتباط است-مثل زمانی که برسر میز شام و زیر نور شمع پیشنهاد ازدواج را مطرح می کنید.

از طرف دیگر محیط گاهی اوقات می تواند مزاحم ایجاد یک ارتباط موثر باشد مانند وقتی که در میان هیاهوی حاضران سعی می کنید مطلب مهمی را با شخص دیگری مطرح کنید. صحبت کردن و برقراری ارتباط در زیر یک سقف یا یک کلاس با صحبت کردن در فضای باز یا یک سالن بزرگ و در حضور جمعیت متراکم بسیار متفاوت است. برقراری ارتباز در هریک از حالات بالا نیاز به توجه به شرایط محیط دارد.

در صورت تمایل از کانال یوتیوب ما بازدید کنید.