سخنرانی و ارائه مطلب ( پرزنتیشن ) یک هنر است

سخنرانی و ارائه مطلب یک هنر است و سخنرانی که بتواند یک ارائه ماندگار داشته و پیام خود را به زیباترین و موثرترین شکل به مخاطبانش انتقال دهد و در ذهن و یاد آنان ماندگار شود، کمتر از یک هنرمند نیست. کار سخنران از جهاتی مانند شاعر و هنرمند  است.

یک سخنران و ارائه دهنده هم باید تمام تلاش خود را بنماید تا پیام مورد نظر خود را به صورت شفاف و به بهترین شکل به مخاطب انتقال دهد. برای تبدیل شدن به یک سخنران و ارائه دهنده هنرمند لازم است برخی نکات طلایی را بکارگیرید تا یک پرزنتیشن و سخنرانی قدرتمند داشته باشید.

از شعر استفاده کنید:

حتما شما هم تا کنون مجذوب یک شعر یا اثر هنری زیبا  شده اید که شاعر و یا خالق آن اثر را تحسین کنید. من که هنوز هم وقتی شعر زیبای باران را مرور میکنم همه خاطرات برایم زنده میشود؛

باز باران با ترانه    با گهرهای فراوان   می خورد بر بام خانه   یادم آرد روز باران….

یادش بخیر هر وقت این شعر دوران مدرسه را مرور میکنم خاطرات بسیاری به ذهنم خطور میکندکه نتیجه اش یک لبخند عمیق است. چقدر تلاش میکردم که این شعر را حفظ کنم و شده بود موسیقی هر روزه زندگی من. مسیر طولانی خانه تا مدرسه را با چه شور و شعفی طی می کردم وقتی با صدای بلند این شعر زیبا را تکرار میکردم. هنوز هم هر وقت این شعر را میخوانم میتوانم حس آن کودک ده ساله که توی جنگلهای گیلان مثل آهو می دوید را حس کنم واقعا تصویر سازی و ساده گویی شاعر را باید تحسین نمود.

اصلا شعر خاصیتش این است شاعر تمام تلاشش را میکند که مفهوم و  پیامش را به زیباترین شکل ممکن به خواننده انتقال دهد و برای این کار واژه ها و عبارتها را با وسواس زیاد انتخاب می‌کند و با نظم خاصی کنار هم قرار می دهد تا کلامش موثر واقع شود و به بهترین شکل در دل و جان مخاطبش نفوذ کرده و بتواند از این طریق اندیشه و احساس او را تسخیر کند. گاهی یک بیت شعر گویاتر از چند ساعت سخن گفتن است و گاهی  شاعر چیره دست با ذوق و مهارت مفهوم پیچیده ای را در قالب کلمات ساده و کوتاه بیان می کند. مانند این شعر از علی صالحی که در کتاب “من یک دوزیستم” آمده:

من یک دو زیستم — به ندرت با تو — و اغلب بدون تو — می توانم زندگی کنم

اجرای یک سخنرانی سازمان یافته و یا یک پرزنتیشن نیاز به مهارتهایی شبیه مهارتهای مورد نیاز برای ساخت یک مجسمه زیبا یا یک شعر ماندگار دارد. ارائه مطلب یا سخنرانی شما باید به شکلی باشد که شنونده را فعال نگه داشته و طنین صدای شما بر روی آنها تاثیر بگذارد. در واقع شما باید با کلام و پیام خود بر مخاطب تاثیر گذاشته و او را به حرکت وادار کنید و چقدر زیبا اسدی طوسی شاعر قرن پنجم این نکته را در این بیت بیان کرده است:

به گفتار شیرین، فریبنده مرد — کند آنچه نتوان به شمشیر کرد

سخن همچو جان زان نگردد کهن — که فرزند جان است شیرین سخن

برای اینکه در سخنرانی و ارائه هم مانند یک سخنور تاثیر گذار پیام شما ماندگار شود،  می باید عناصر و المانهای ضروری را که برروی صحنه به شما کمک می کند تا موفقیت خود را تضمین نمایید، شناخته و نحوه استفاده از آنها را فرا بگیرید.

چگونه یک سخنرانی یا ارائه مطلب را سازماندهی کنیم؟

مطالبی که در سخنرانی یا ارائه مطلب به مخاطب گفته می شود باید با دقت و وسواس زیادی انتخاب گردیده و آنچه که در نهایت به مخاطب انتقال می یابد باید مختصر، مفید و شفاف باشد. یک شاعر یا مجسمه ساز را در نظر بگیرید. در هریک از این نوع هنرها، هنرمند انبوهی از اضافات و زوائد را دور ریخته و فقط شکل نهایی هنر خود را بدون هرگونه آلایش به شما ارائه می دهد.

یک مجسمه ساز قطعه ای از سنگ مرمر را گرفته و بعد از ساعتها کار، قسمتهای اضافی سنگ را تراشیده و فقط آنچه را که در ذهن خود داشته است، بعنوان محصول نهایی ارائه می دهد. شاعر نیز هنگام شعر گفتن کلمات متعددی را در ابیات مختلف شعر خود استفاده کرده و آنها را جابجا می کند و تغییر می دهد تا بتواند مفهومی که در ذهن خود دارد را به ساده ترین و موجزترین شکل ممکن به خواننده منتقل کند.

چگونه محتوای ارائه را آماده کنیم؟

تهیه محتوی برای ارائه مطلب و سخنرانی هم فرآیندی مانند سرودن شعر و یا مجسمه سازی دارد. با اندکی تمرکز و تمرین شما هم می توانید با مهارت یک مجسمه ساز یا شاعر مقدار زیادی از اطلاعاتی را که می توانستید به مخاطب خود انتقال دهید را حذف کرده و فقط آن قسمت از اطلاعات ضروری را به شنونده ارائه کنید. این اقدام شما باعث خواهد شد که مخاطب پیام محتوی شما را به سادگی دریافت کرده و آنرا به خاطر بسپارد.

هنگامی که قرار است تصمیم بگیرید چه مطالبی را می خواهید در یک پرزنتیشن یا سخنرانی ارائه کنید پیشنهاد می کنیم این سه مرحله را دنبال کنید:

الف) هدف اصلی از سخنرانی یا ارائه مطلب را با دقت و وسواس زیاد انتخاب کنید. هدف شما مقصد شماست و باید واضح و روشن بوده و دقیق تعریف شده باشد تا بتواند فعالیت های دیگر  شما را جهت بدهد. در واقع با تصمیم در مورد انتخاب هدف درست، شما تصمیم می گیرید که مراحل دیگر آماده سازی برای یک پرزنتیش یا سخنرانی را چگونه سازماندهی کنید.

توجه داشته باشید، هدف این نیست که فقط پیامی را بفرستید بلکه باید این فرایند انتقال پیام بدرستی و کامل انجام گردد و پیام به درستی حس و درک شود تا بتوانیم بگوییم که ارائه موفقیت آمیز بوده است. لازم است برای انتخاب هدف به اندازه کافی وقت بگذاریم و با آگاهی و دانش کافی به ابعاد موضوع،  آن را انتخاب کنیم و همانطور که فردوسی می گوید:

سخن باید به دانش دَرج کردن — چو زر سنجیدن آن گه خرج کردن

نخست اندیشه کن، آن گاه گفتار — که نامحکم بُوَد بی بیخ، دیوار

ب) مخاطبین خود را بشناسید و تجزیه و تحلیل کنید. این امر شما را از نیازها، انتظارات و ترجیحات شنوندگانتان آگاه کرده و بر اساس آن می توانید سازماندهی مناسبی برای سخنرانی خود انجام دهید. بعد از شناخت هدف مهمترین مرحله شناخت مخاطبان است. هر چقدر شناخت ما از مخاطبان و شنونده ها بیشتر باشد مسلما اجرای بهتری خواهیم داشت. اگر اطلاعات درستی از مخاطبان خود نداشته باشید و ندانید که آنان چه کسانی هستند، در چه سطح علمی و فرهنگی قرار دارند و یا اینکه اصلا سن و سالشان چقدر است مسلما روز اجرای خود غافلگیر خواهید شد البته از نوع وحشتناک! و این اضطراب و نگرانی اجرای شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد.

البته ما در مقاله بهترین راه های شناخت مخاطب بطور کامل به این موضوع و اینکه از چه راههایی می توان این اطلاعات ارزشمند را بدست آورد، پرداخته ایم و با توجه به اهمیت موضوع پیشنهاد میکنم مقاله مربوطه را مطالعه بفرمایید. اصلا مگر می شود بدون اینکه بدانیم برای چه کسانی قرار است سخنرانی کنیم، ارائه موثری را داشته باشیم. سعدی شیرازی که به وی لقب استاد سخن را داده اند چقدر زیبا به این نکته اشاره کرده است:

سَماع ای برادر نگویم که چیست — مگر مستمع را بدانم که کیست

ج) در راستای هدف و با توجه به مخاطبان محتوی را تهیه کنید. گفتگوی خود را فقط با محتوایی تبیین کنید که شما را به هدفتان برساند و از زیاده گویی و گفتن مطلب و اطلاعات غیر ضروری پرهیز کنید. ارائه اطلاعات  و مطالب غیر ضروری و زیاده از حد توانایی شما برای اطلاع رسانی، انگیزش و متقاعد کردن مخاطب را به مقدار محسوسی کاهش می دهد. محتوای بیش از حد و بدون ساختار باعث سردرگمی شنونده شده و تاثیر کلام را کاهش می دهد. بنابراین لازم است که در انتخاب مطالب و محتوا دقت کنیم و از کلمات و عباراتی استفاده کنیم که به بهترین شیوه ممکن گویای پیام ما باشند. فردوسی عزیز در این باره می فرمایند:

درخشنده روشن روان کسی — که کوتاه بگوید به معنی بسی

سخن گوید آن سان که دلخواه تر — زلفظ آن گزیند که کوتاه تر

بنابراین شفاف و مختصر و مفید بودن، رازهای یک ارائه مطلب و سخنرانی عمومی موفق هستند.

چیزی که ممکن است از شنیدن آن شگفت زده شوید اینست که در یک ارائه مطلب پنج دقیقه ای هم اگر زیاده از حد صحبت کرده و آنچه را که مخاطب مشتاق به شنیدن آن است، شفاف، مختصر و مفید به او انتقال ندهید، توجه مخاطب را از دست خواهید داد. از نمایش صفحات PowerPoint که پر شده است از نوشته ها، فرمولها و نمودارهای مختلف بشدت پرهیز کنید. تقریبا غیر ممکن است مخاطب بتواند در مدت زمان نمایش چنین اسلایدهایی محتوی آنها را بطور کامل درک کند.

موفقیت خود در یک ارائه مطلب یا سخنرانی را با نمایش اسلایدهایی با جملات طولانی و رنگارنگ قربانی نکنید. اینکه چگونه اسلایدهای حرفه ای در PowerPoint  بسازید رازی است که در مطالب آینده سایت در مورد آن بیشتر صحبت خواهد شد. در پایان سوالی که از خود باید بپرسیم اینست که “چگونه می توانیم در بازه زمانی که برای پرزنتیشن یا سخنرانی در اختیار داریم ایده، محصول و هدف خود را بطور موثر نمایش داده و در مورد آن بحث کنیم؟”

اینکه 5 دقیقه وقت داریم یا پنجاه دقیقه مهم نیست، مهم اینست که سازماندهی مطالب به شکلی باشد که در مدت زمان اعلام شده مفهوم، هدف و ایده خود را خلاقانه به مخاطب انتقال دهیم. ما نیز هنگامی که بیاموزیم چگونه محتوی خود را هرس کرده و اضافات آنرا دور بریزیم می توانیم مانند یک مجسمه ساز چیره دست و یا یک شاعر شیرین سخن به خود لقب هنرمند را بدهیم. چقدر زیبا و بجا حضرت علی علیه السلام می فرمایند:

زیباترین سخن آن است که با نظم و ترتیبی زیبا آراسته شده و برای خاص و عام قابل فهم باشد.

یعنی سخن هم دارای ساختار بوده و هم  اینکه با توجه به مخاطب و سطح و درک آنان بیان شود. و نظامی شاعر گرانقدر هم در تصدیق این کلام امیر المومنین می گوید:

بیارای سخنگوی چابک سرای — بساط سخن را یکایک به جای

ویدیوهای بیشتر در خصوص سخنرانی و فن بیان را در کانال آپارات فن سخن دنبال مشاهده بفرمایید.